Como descomplicar a folha de pagamento usando tecnologia em GP

Quem trabalha no Departamento Pessoal (DP) com Gestão de Pessoas (GP) sabe que o controle mensal da folha de pagamentos é uma das operações gerenciais que mais exige atenção e cuidado. 

Qualquer deslize técnico ou falha operacional pode acarretar em complicações jurídicas de cunho trabalhista e fiscal. Isso sem mencionar a inevitabilidade do retrabalho e a consequente frustração profissional.

Justamente considerando a importância e os requisitos técnicos necessários para apresentar um resultado de qualidade, a tecnologia já oferece soluções que podem revolucionar a sua execução e otimizar o trabalho do DP.

Para te ajudar a descomplicar a folha de pagamento do seu negócio, vamos explorar os seguintes tópicos:

  • o que é folha de pagamento;
  • como é feita a gestão tradicional da folha de pagamento;
  • como descomplicar a folha de pagamento;
  • as medidas que simplificam a folha e otimizam a rotina do DP.

Se você quiser saber mais sobre a importância de adotar o BPO (Business Process Outsourcing) na folha, recomendamos a leitura deste outro artigo aqui.

Continue acompanhando este post para aprender a descomplicar a folha de pagamento. Vamos destrinchar, com todos os detalhes, as principais medidas e tecnologias que podem auxiliar a sua empresa. Boa leitura!

O que é folha de pagamento?

De maneira resumida, folha de pagamento é um documento formal, realizado mensalmente pela área de DP, que informa todos os dados do relacionamento trabalhistas entre um colaborador e uma empresa. 

Informações como nome do funcionário, a função executada, salário (brutos e líquidos), descontos, férias, rescisões, faltas, atrasos, afastamento, horas extras, formas de pagamento, desconto de encargos e impostos, prêmios, dentre outros, devem ser apurados neste documento. 

Em outras palavras, verbas tributáveis e não tributáveis que incidem sobre a relação trabalhistas são articuladas na folha de pagamento. 

Com função operacional, contábil e fiscal, ela visa disponibilizar dados que evitam problemas de fluxo de caixa e de cunho legal. Justamente por isso, é essencial que a sua empresa realize uma boa gestão. Mais adiante vamos explicar como descomplicar a folha de pagamento.

Não apenas por assegurar um rigorosos controle financeiro e estender informações seguras para os demais setores integrados, mas também porque a folha de pagamento é um instrumento que comprova operações trabalhistas obrigatórias, protegendo a empresa contra processos e ações mal intencionadas.

É importante ressaltar que tanto a elaboração do documento formal quanto a entrega do recibo de pagamento ao trabalhador são obrigatórias por lei para toda e qualquer organização, independentemente do porte (micro, pequenas, médias ou grandes) e segmento.

Como é feita a gestão tradicional da folha de pagamento?

As normas que estipulam os direitos e deveres da relação entre empregado e empregador são apuradas pela legislação trabalhista, sobretudo, a Convenção Coletiva de Trabalho (CLT) e a Convenção Coletiva do Trabalho (CCT). A folha de pagamento não seria diferente.

Todas as informações que devem ser apresentadas no documento são ditadas por tais convenções. 

Para assegurar que esse conjunto de dados seja abordado de maneira coesa, a sua elaboração deve seguir alguns passos básicos. Confira a seguir os 5 fundamentais:

  1. Determinar a classe  de função do empregado, seguindo sempre as convenções coletivas e o CBO (Código Brasileiro de Ocupação);
  2. Conferir os dados da folha de ponto com base na jornada de trabalho do colaborador, que corresponde a apuração de horas extras, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade), descanso semanal remunerado, atrasos, faltas, dentre outros;
  3. Incumbir verbas incidentes sobre a produtividade (tais como comissões, bônus, premiações, etc.);
  4. Efetivar os descontos pertinentes aos benefícios oferecidos (tais como vale refeição e/ou alimentação, vale transporte, plano de saúde, plano odontológico, e assim por diante.
  5. Conferir os tributos incidentes sobre a folha de pagamento e entregar as obrigações acessórias.

Tradicionalmente, todos esses passos são realizados manualmente pelos profissionais de DP, que acabam sendo obrigado a calcular e verificar dado a dado para apresentar um resultado apropriado e salvar esse conjunto em algum mecanismo de armazenamento, que possa ser acessado quando for necessário. 

Normalmente, a gestão da folha de pagamento é realizada no começo do mês. Por ser um processo que demanda bastante tempo, exige amplo conhecimento técnico e constante atualização sobre a legislação fiscal e trabalhista, é indispensável que esses profissionais tenham essa disponibilidade e sejam altamente qualificados para tal.

Como descomplicar a folha de pagamento?

Como vimos, o processo tradicional de elaboração de um documento como esse pode ser bastante cansativo e o risco de ocorrer falhas operacionais é expressivo. Afinal de contas, somos humanos! Então, como descomplicar a folha de pagamento?

Simples, adotando a tecnologia. Existem diversas ferramentas que podem otimizar o funcionamento das principais etapas do processo de elaboração e descomplicar a folha de pagamento!

Uma das soluções mais funcionais e inteligentes empregadas pelo Departamento Pessoal e Recursos Humanos (RH) é o software de gestão. As melhores opções do mercado oferecem a gestão da folha como um benefício diferencial.

Assim, além de dar facilidade e agilidade ao acesso de informações diversas e automatizar processos operacionais, ainda é uma forma de preservar a segurança de dados por meio do backup e integrar outras áreas fundamentais do negócio (como contabilidade, financeiro, administrativo, etc.). 

Em outras palavras, a tecnologia permite que erros manuais sejam eliminados, as informações trabalhistas e fiscais estejam protegidos de perda, fraude ou ação maliciosa, e o mesmo banco de dados sejam compartilhado pelas áreas inter-relacionadas. 

As atualizações sistêmicas constantes ainda permitem que esse fluxo operacional se mantenha sempre em conformidade com as tecnologias mais usadas do mercado.

Ademais, um dos aspectos mais interessantes que as tecnologias modernas têm para oferecer é a capacidade ilimitada de armazenamento na nuvem (Cloud), flexibilidade operacional (trabalho remoto) e a autonomia. O  emprego desses recursos é uma forma de impulsionar ações mais seguras e estratégicas. 

Ou seja, ao deixar que o software assuma as atividades repetitivas, todo processo de geração e preservação é feita automaticamente e o colaborador pode se dedicar a outras ações que tragam valor estratégico mais interessante para a organização.

Quais as medidas para simplificar a folha e otimizar a rotina de DP?

Por fim, entendido o que é o documento e despertado interesse em descomplicar a folha de pagamento, vamos explorar agora algumas medidas que podem simplificar essa operação e otimizar a rotina de DP.

Definição de cargos e salários

A primeira medida que vamos explorar neste post para descomplicar a folha de pagamento e otimizar a rotina de DP é a definição de cargos e salários.

Essa decisão é importante não só para a estabelecer a remuneração do colaborador, considerando a realidade do mercado, e a equiparação salarial entre funcionários com o mesmo cargo e função, como também para que os próprios trabalhadores entendam como funciona a estrutura organizacional do negócio.

Além disso, o preenchimento dos dados na folha ganham agilidade e organização.

Padronização das contas salário

Outra medida excepcional para simplificar a folha e melhorar o fluxo operacional do Departamento Pessoal é a padronização das contas em que os salários serão depositados. O DP deve, por cautela, solicitar que todos os funcionários abram especificamente contas salário. 

Além de melhorar o controle dos recebimentos para os colaboradores, ainda é uma forma da empresa assegura que o valor depositado (salário e benefícios) não seja destinado para cobrir eventuais débitos bancários, como cheque especial utilizado pelo empregado. 

Isso porque se esse for o caso, o empregador deverá obrigatoriamente pagá-lo novamente na proporção do débito que foi sequestrado da conta. Ou seja, essa determinação é primordial por questões de segurança. 

Controle de admissões e demissões

Para descomplicar a folha de pagamento é importante também controlar todas as admissões e demissões da empresa.

Essa medida parece óbvia, mas, espantosamente, existem empresas que continuam pagando benefícios a colaboradores que já foram desligados por falta de organização. Por isso, toda dica é valiosa para preservar o capital da empresa e a qualidade operacional!

Ademais, outra consequência dessa falta de controle é o atraso nos vencimentos. Por exemplo, se o DP “esquecer” de adicionar um novo colaborador à folha de pagamento, o recebimento do seu salário será negligenciado, gerando frustração, insatisfação e ainda, impressões negativas da empresa.

Por isso, manter o controle sobre as entradas e saídas de talentos é essencial para simplificar o processo.

Cálculo de horas trabalhadas

Uma medida importante também é calcular as horas trabalhadas por cada colaborador. Aqui, o emprego de ferramentas tecnológicas se mostra ainda mais vantajosa, não é mesmo?

Além de assegurar que erros de conta não serão cometidos no pagamento de adicionais (noturno e/ou hora extra), ainda é uma forma de zelar pela imagem da organização e ser justo com a sua força de trabalho.

A mesma lógica vale para os descontos. Tendo um controle rigoroso das horas trabalhadas, é possível calcular atrasos, faltas, ausências não justificadas, e assim por diante. Quanto mais detalhado for o documento, mais segurança o DP terá para a tomada de decisões.

Criação de uma rotina de entrega de holerites

Por fim, a última medida para descomplicar a folha de pagamento e otimizar a rotina de DP que vamos abordar neste post é a criação de uma rotina de entrega de holerites. 

Essa medida é importante porque os contracheques presentes no holerite são documentos que apresentam uma referência exata dos valores e remunerações pagas ao colaborador em um determinado período (seja mensalmente ou proporcional ao tempo de trabalho).

É fundamental criar o hábito de entregá-los, definindo datas tanto para a efetivação do pagamento quanto para a entrega dos recibos.

Além de fortalecer a relação de confiança com a força de trabalho, é uma forma de potencializar a gestão dos recursos da empresa.

Portanto, podemos concluir que a folha de pagamento é um instrumento que permite aos gestores acompanhar todos os dados pertinentes à remuneração dos colaboradores, em detalhes, e analisar o seu comportamento de trabalho ao longo do mês.

Insights interessantes podem surgir para melhorar a gestão de pessoas e fortalecer a sua satisfação e comprometimento com o negócio.

A necessidade de estruturar uma gestão direcionada para cumprir com as diversas obrigações trabalhistas, e tentar impedir que ocorram passivos legais, prejuízos financeiros e danos à imagem organizacional, ainda reforçam a máxima de que empregar a tecnologia como aliado para descomplicar a folha de pagamento é a solução mais inteligente. 

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