Conheça as vantagens de adotar a assinatura eletrônica no RH

O ano de 2020 certamente foi desafiador para todos. A pandemia fez com que muitas empresas buscassem soluções inovadoras para sobreviver à crise. Uma das muitas medidas adotadas por diversas organizações, foi a implementação da assinatura eletrônica em seus departamentos de RH. 

Quem antes empurrava com a barriga a digitalização de documentos, passou a perceber a importância da automatização! Afinal, a assinatura eletrônica facilita a vida dos profissionais de Recursos Humanos e dos próprios colaboradores, agilizando o processo de admissão.

Você quer modernizar a sua empresa, melhorar os resultados e agilizar processos? Pense em adotar a assinatura eletrônica! Ao fazer isso,  seu departamento de RH ganhará com diversos benefícios, como:

  • acelerar o recrutamento de novos colaboradores;
  • aumentar a produtividade das equipes;
  • ter uma gestão de dados unificada;
  • diminuir custos;
  • obter aprovações mais rápidas;
  • oferecer mais benefícios aos funcionários.

Em parceria com SmallPDF, o Xerpay preparou um texto com tudo que você precisa saber sobre essa inovação. Então, te convidamos a acompanhar. Boa leitura.

Como funciona a assinatura eletrônica?

Em tempos de pandemia e funcionários trabalhando em home office, qualquer tecnologia ou facilidade que venha para somar no dia a dia das empresas é bem vinda. 

Pensando nisso, muitas empresas já não vivem sem a assinatura eletrônica. Mas afinal, o que é isso e como funciona?

A assinatura eletrônica minimiza a burocracia, papelada e demora envolvidas nos processos de contratação. Graças a isso, você consegue formalizar contratos sem precisar comparecer pessoalmente ao local em que essa assinatura aconteceria um cartório, por exemplo.

Em outras palavras, assinatura eletrônica é uma forma de autenticar documentos sem a necessidade de usar assinatura manual em papel. 

O processo é seguro porque exige diversos requisitos para a validação de um documento: 

  • integridade: a garantia de que o documento ou arquivo não foi alterado após a assinatura, por meio de dados como horário e data;
  • autenticidade: a garantia de que a pessoa que assinou o documento é realmente quem diz ser, por meio do registro de IP do equipamento utilizado no momento da assinatura;
  • não repúdio: a garantia de que quem assinou não possa negar a validade do documento.

Mas será que a assinatura eletrônica tem validade jurídica?

A resposta é sim! Essa inovação está assegurada pela Medida Provisória 2.200/2001-2, que pode ser considerada uma das primeiras ações governamentais que regulamentou as transições eletrônicas no país. 

Essa medida foi criada com objetivo de diferenciar a assinatura digital das outras ações eletrônicas, conferindo o mesmo valor jurídico de uma assinatura com firma reconhecida.

Pensando assim, a assinatura eletrônica não pode ser considerada “apenas uma escolha”, mas uma tendência que vem para ficar. As organizações que buscam crescimento e competitividade não podem ficar para trás quando se trata de agilizar o dia a dia!

Os diferentes tipos de assinatura eletrônica

A Lei 14.063/2020 já passou por diversas modificações, e atualmente permite um rol maior de documentos que podem ser validados digitalmente.

Cerca de 50% dos serviços públicos brasileiros que precisam de informações ou agendamentos poderão ser feitos através da assinatura eletrônica, graças a mudanças sancionadas para a ampliação desse recurso 

Segundo essa Lei, as assinaturas eletrônicas são classificadas como:

  • assinatura simples: permite identificar o signatário de forma simplificada, associando dados a outras informações em formato eletrônico do signatário. Poderá ser usada nas interações de menor impacto que não envolvam informações sigilosas. Exemplos: requerimento de informação, agendamentos de perícias, consultas médicas etc.
  • assinatura avançada: permite que qualquer modificação posterior no documento seja detectável. Utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido. Exemplos: registro de atos perante juntas comerciais.
  • assinatura qualificada: produzida a partir de um certificado digital da ICP-Brasil. Exemplos: emissão de notas fiscais, transferência e registro de imóveis, etc. 

Cada uma dessas classificações contam com diferentes graus de exigências técnicas e níveis de segurança. 

É bom lembrar ainda que existe uma diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. Você sabia?

Assinatura eletrônica é um termo mais amplo que envolve todos os tipos de firma que se utilizam dos meios eletrônicos como validação. Um exemplo é quando você precisa de senha para realizar uma operação. Outro exemplo é o uso de impressão digital.

Tanto a assinatura eletrônica quanto digital são modalidades juridicamente válidas. Porém, a principal diferença é que a assinatura digital utiliza chaves criptográficas para fixar no documento um código único. Uma simples tentativa de adulteração faz com que a assinatura se torne inválida.

Portanto, o termo “assinatura digital” é mais específico, enquanto a assinatura eletrônica se refere a um grupo de possibilidades. 

Quais os benefícios da assinatura eletrônica no RH?

Se você ainda não utiliza assinatura eletrônica na sua empresa, está perdendo a oportunidade de agilizar os processos e atividades dos seus funcionários!

Portanto, se você quer aumentar os resultados do Recursos Humanos, adote tudo aquilo que o torna mais inovador e eficiente, isso inclui a assinatura eletrônica, que  é uma excelente estratégia para melhorar a gestão de pessoas e do próprio negócio. 

Com essa inovação, você consegue assinar documentos em qualquer lugar e dispositivo. Por isso, trouxemos os principais benefícios para que você comece a adotar essa facilidade nos seus processos de contratação. Confira:

  1. acelerar o recrutamento de colaboradores: você consegue reduzir o tempo de admissão para que o novo funcionário não fique mais esperando semanas até começar a trabalhar;
  2. aumentar a produtividade das equipes: imagina ter que gastar horas do expediente procurando documentos mal organizados ou ter um documento extraviado? A assinatura eletrônica reduz as horas de trabalho do seu colaborador para que ele use esse tempo para o que realmente importa;
  3. criar uma gestão de dados unificada: manter os documentos em um único sistema facilita a organização da empresa e permite o acesso dos arquivos por múltiplos profissionais (desde que autorizados);
  4. diminuir custos: muitas vezes as empresas precisam cortar gastos, mas não sabem o que reduzir primeiro. Então, comece pelo mais simples. A assinatura eletrônica permite que você reduza gastos com a logística de documentos, papelada, impressão e até armazenamento;
  5. obter aprovações mais rápidas: digitalizando os processos básicos da sua empresa você consegue que documentos sejam aprovados mais rápidos, como licenças e despesas;
  6. oferecer benefícios ao funcionário: o colaborador poderá sacar o FGTS, solicitar seguro-desemprego e aposentadoria.

Viu só, como é importante digitalizar documentos e automatizar processos?

A grande crise que o coronavírus impôs transformou a realidade das organizações, que despertaram para o uso da tecnologia! 

Os usos da assinatura eletrônica

Já vimos algumas das aplicações dessa inovação para as empresas ou negócios, certo? 

Agora, se você ainda acha que é pouco, dê uma olhada em mais possibilidades que a assinatura eletrônica pode trazer para sua empresa:

  • Área comercial: assinatura de serviços de internet e TV a cabo; contratos de aluguel; contratos de compra e venda.
  • Área da gestão de pessoas: contrato de trabalho; entrega de materiais; recibos; planos de saúde.
  • Área financeira: operações bancárias; emissão de notas fiscais; informações contábeis.
  • Área jurídica: documentos jurídicos; contratos; documentos societários. 

Com a assinatura eletrônica, você ganha tempo e mais segurança na parte burocrática do seu negócio, uma vez que essa inovação está prevista na lei. Os seus dados estarão protegidos por diversos esquemas de validação. 

Em tempos de pandemia, isso é ainda mais relevante para evitar a disseminação do vírus, uma vez que dispensa algumas filas e aglomerações tanto nas empresas quanto em órgãos públicos.

Como fazer assinatura eletrônica?

Afinal, como você pode fazer uma assinatura eletrônica? É complicado? O processo é gratuito?

Geralmente os documentos que permitem a inclusão de assinatura digital são em formato PDF, pois confere maior segurança e confiabilidade. Entretanto, também existem outros tipos. 

 No caso de um documento PDF, basta seguir o passo a passo:

  1.  Acesse uma ferramenta para assinar PDF para realizar a assinatura.
  2. Carregue o documento que precisa ser assinado;
  3. Escolha a opção “Coloque a assinatura” para criar uma nova assinatura;
  4. Em seguida, arraste a assinatura para o documento;
  5. Clique em “Finalizar” e faça o download de seu documento.

 A assinatura eletrônica em PDF é simples e rápida!

Os signatários recebem um link seguro por e-mail e todas as transferências de arquivos são protegidas com criptografia 256-bit SSL. Esse tipo de criptografia é uma segurança de nível militar que garante a você mais privacidade na troca de arquivos e assinaturas online.

Além disso, a ferramenta funciona em qualquer navegador e dispositivo, incluindo Windows, Mac e Linux. Os arquivos enviados nos servidores são apagados após 1 hora.

Você entendeu a importância de levar sua gestão de documentos para o âmbito virtual, uma vez que isso elimina grande parte da burocracia da assinatura manuscrita!

Por isso, para trazer mais agilidade e eficiência ao setor de RH, invista na assinatura eletrônica. 

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